С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильной перевозке, а также несколько документов для других видов транспорта оформляются в электронном виде. Бумага сохраняется для случаев, установленных Минтрансом.
Электронный перевозочный документ направляется через оператора информационной системы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. В процессе участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и другие стороны конкретной схемы перевозки.
Что стало обязательным
Официальный срок относится к документу и порядку его передачи. Он не описывает внутреннее устройство компании. Бизнес сам определяет, откуда брать сведения, кто заполняет титулы, какими подписями пользуются сотрудники и как исправляется ошибка до выезда машины.
Перечень документов, исключения и нормативные акты собраны в разъяснениях Минтранса. Их стоит проверить для своей схемы перевозки до настройки 1С.
Из чего состоит цепочка
Внутренний документ
Заказ, реализация, задание на перевозку или отдельный документ логистики в 1С.
Сервис ЭПД
Формирует и передаёт титулы, проверяет формат и возвращает статусы.
Оператор и роуминг
Связывает участников, которые могут пользоваться разными сервисами электронного документооборота.
ГИС ЭПД
Получает перевозочный документ, проверяет сведения и возвращает результат обработки.
Пользователь видит один статус в интерфейсе 1С. За ним скрыты несколько сообщений и проверок. Поэтому сообщение «не отправлено» нужно связывать с конкретным титулом, временем, оператором и ответом системы.
Какие данные проверить в 1С
Для одного контрольного рейса составьте таблицу обязательных реквизитов. Рядом укажите источник и владельца данных. Организация и склад могут храниться в 1С, водитель — в транспортной системе, адрес — в заказе клиента, а полномочия подписанта — в машиночитаемой доверенности.
- участники перевозки и их идентификаторы у оператора;
- груз, количество, единицы измерения и коды товаров;
- адреса погрузки и выгрузки в структурированном виде;
- водитель, транспортное средство и прицеп;
- договор и схема привлечения перевозчика или экспедитора;
- квалифицированные электронные подписи и машиночитаемые доверенности;
- связь реализации, задания на перевозку и всех титулов ЭТрН.
Отдельно проверяются контрагенты с несколькими идентификаторами ЭДО. Первичные и перевозочные документы могут уходить на разные ящики или учётные записи оператора. Эта настройка должна зависеть от вида документа и договора.
Как провести контрольный рейс
- Выбрать обычную перевозку с доступными представителями всех сторон.
- Зафиксировать версии 1С, модуля ЭПД и настройки оператора.
- Создать исходные документы тем же способом, которым пользуются сотрудники.
- Пройти титулы в рабочей последовательности без ручного исправления файла.
- Проверить статусы у отправителя, перевозчика, получателя и в сервисе оператора.
- Сверить итоговые сведения с реализацией и заданием на перевозку.
- Повторить сценарий с одной контролируемой ошибкой.
Ручное исправление допустимо как временная мера для исследования причины. Рабочий процесс должен формировать корректный документ из согласованных источников данных.
Что делать при сбое
Сначала сохраняются идентификатор документа, титул, время отправки, оператор и полный текст ответа. Скриншот без этих сведений плохо помогает поддержке.
Далее проверяется официальное состояние сервиса, ответ оператора и доступность ГИС ЭПД. Порядок работы на бумаге применяется только в предусмотренном нормативными актами или отдельно объявленном случае. Решение и основание фиксируются вместе с рейсом.
При восстановлении связи нельзя без проверки отправлять один титул много раз. Повтор должен связываться с исходным документом, чтобы в системе не появились конкурирующие версии перевозки.
Что должно остаться по итогам
Готовность подтверждает контрольный рейс, который прошёл через всех участников. После настройки компании нужны схема титулов, таблица источников данных, роли сотрудников, список поддержанных операторов, инструкция разбора ошибок и порядок действий при недоступности сервиса.
Для руководителя итог помещается на одной странице: какие перевозки готовы, какие исключения остались, кто отвечает за каждый шаг и где увидеть состояние конкретной отгрузки.
Соберём цепочку данных, титулов, подписей и статусов и зафиксируем места, которые мешают рабочей перевозке.
Обсудить проверку ЭТрН